PROFEXCE 2020. Guía básica para su operación

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1. ¿Cuál es el marco normativo del PROFEXCE 2020?

 Concepto Consultar

Oficio de la DGESU

 Documento

Anexos del Acuerdo 29/12/2019 (Reglas de Operación)

 Documento

Convenio SEP-UNICACH

 Documento

Oficio de autorización de los recursos

 Documento

 

 2. ¿Cuáles son las fechas SEP para el ejercicio del PROFEXCE 2020?

  • Inicio: 1 de julio de 2020
  • Término: 31 de diciembre 2020

3. ¿Dónde consulto lo que me autorizó la SEP en el marco del PROFEXCE 2020?

En la tabla siguiente podrás consultar tu proyecto (acude al Departamento de Evaluación y Estadística para conocer la contraseña, y haz uso responsable de la misma). También puedes consultarlo en la plataforma electrónica del PROFEXCE.

Unidad Académica/DAC Consultar  Documento general
Instituto en Ciencias Biológicas Archivo Anexo de Reprogramación
Instituto de Ciencias Básicas y Aplicadas Archivo
Facultad de Ingeniería Archivo
Facultad de Ciencias Humanas y Sociales Archivo
Facultad de Artes Archivo
Facultad de Humanidades Archivo
Facultad de Ciencias de la Nutrición y Alimentos Archivo
Escuela de Ciencias Administrativas Archivo
Dirección de Tecnologías de Información Archivo
Secretaría Académica Archivo

 

4. ¿Quiénes conducen el desarrollo de los proyectos PROFEXCE 2020?

Conducen el desarrollo de los proyectos PROFEXCE 2020.

Directores de Unidades Académicas y Directores de Áreas Centrales: Fungen ante la SEP como responsables de los proyectos. Su responsabilidad es vigilar que el proyecto se cumpla de acuerdo a lo establecido en el anexo de reprogramación autorizado por la SEP.

En el caso de los Directores de las Unidades Académicas, se auxilian de su secretario administrativo y secretario académico.

  • Secretario Administrativo de las Unidad Académica: Realiza los trámites administrativos (solicitudes) del proyecto autorizado, ante la Dirección General de Administración. Deberá asistir personalmente a entregar su solicitud.
  • Secretario Académico. Realiza el seguimiento de metas académicas e indicadores de calidad de manera trimestral en la plataforma del PROFEXCE 2020. En el cuarto trimestre también realiza el informe final, así de conjuntar las evidencias correspondientes.

Para un desarrollo efectivo del proyecto, se requiere la colaboración de todos los implicados.

5. ¿De qué manera se adquieren los bienes, materiales y servicios autorizados en los proyectos PROFEXCE 2020? 

  • Los bienes (capítulo 5000) considerados en los proyectos PROFEXCE 2020, se adquirirán mediante un proceso de licitación que integrará la Dirección General de Administración (DGA) de la Universidad. La DGA solicitará a cada responsable de proyecto (Director de Unidad Académica o Director de Área Central) la información necesaria para llevar a cabo el proceso de licitación.
  • Los materiales y servicios generalmente se realiza bajo el esquema de compra directa, por tanto, el responsable del proyecto realizará la solicitud correspondiente a la DGA.

6. Cuándo puedo ingresar mis solicitudes de recursos

El ingreso de solicitudes de recursos a la Dirección General de Administración depende básicamente de dos cosas:

  • De la programación de tu proyecto (verifica en que meses quedó programado cada concepto de gasto).
  • La disponibilidad de los recursos del PROFEXCE 2020, es decir, la fecha en que los recursos ya están en el Fideicomiso y cuenta del PROFEXCE (La DGA informará al respecto).

7. ¿Cómo realizo una solicitud de recursos PROFEXCE 2020 ante la Dirección General de Administración? 

Antes de presentar la solicitud en la Dirección General de Administración (DGA), debes acudir al Departamento de Evaluación y Estadística, directamente con la C.P. Olga Pérez Maza, para que verifique que tu solicitud está autorizada en el anexo de reprogramación (proyecto autorizado por la SEP). En caso de que así sea, se sellará tu solicitud, después podrás presentarla en la DGA.

8. ¿Qué documentos integran una solicitud de recursos?

  • Oficio de solicitud dirigido a la Dirección General de Administración, firmada por el responsable del proyecto (indispensable).
  • Disponibilidad presupuestal debidamente firmada (deberá contener el número BMS del concepto de gasto).
  • Dependiendo del tipo de solicitud de recursos, es necesario incorporar otros documentos, que son requeridos por la Dirección General de Administración; además de los considerados por la SEP para los casos de gastos no comprobables (trabajo de campo, movilidad estudiantil, etc).

9. Manual de políticas para la Comprobación Financiera

10. ¿Se puede hacer cambios al contenido y calendario del proyecto?

Por determinación de la SEP, no se permite hacer cambios al contenido del proyecto y a su calendario. Solamente en casos excepcionales, mismos que deberán presentar la justificación académica correspondiente a la DGPyE, para que esta la analice, y en base a ello emita una determinación.

11. ¿Cómo debo de comprobar los recursos ejercidos de mi proyecto?

  • El correo electrónico donde se recibirán las facturas electrónicas (XML y PDF) es: pfce@unicach.mx.
  • El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de enviar las facturas del proceso de licitación.
  • Los rubros de gasto que no fueron adquiridos por licitación, será el responsable del proyecto de enviar las facturas electrónicas.
  • En el correo electrónico deberá especificar a que proyecto y número de BMS corresponde cada factura electrónica.
  • No se aceptan correos electrónicos que solamente envíen facturas sin la descripción referida, o que contenga información ambigua, confusa o incompleta.

12. ¿Qué es un proyecto de transferencia?

Los responsables de proyectos pueden hacer un proyecto de transferencia cuando existan remanentes de recursos. Estos remanentes se pueden aplicar en conceptos de gastos no cubiertos por falta de recursos del proyecto autorizado, o del proyecto original evaluado por los pares académicos.

Muy importante: La determinación de remanentes se realiza de acuerdo a la información financiera capturada en la plataforma electrónica del PFCE, y no de registros internos en poder del responsable del proyecto, o del Departamento de Finanzas.

Los proyectos de transferencia se envían a la SEP para su autorización. Mientras no se tenga autorizado el proyecto por la SEP, no se puede ejecutar.

13. ¿Cuántos proyectos de transferencia se pueden hacer y a partir de cuando?

Solo se puede integrar un solo proyecto de transferencia, por lo que es deseable esperar un tiempo prudente para poder ejercer la mayor cantidad de recursos (remanentes de las metas cubiertas al 100%).

Los proyectos de transferencia se pueden realizar desde el momento en que el proyecto presente remanentes económicos (se determina en base a la información comprobada en la plataforma oficial del PROFEXCE).

14. ¿Cómo realizo un proyecto de transferencia de PROFEXCE 2020?

  • Formato para formular proyectos de transferencia
  • Instructivo para el llenado de proyectos de transferencia

Importante: La presentación de proyectos de transferencia a la DGESU está sujeto al calendario emitido por la SEP, y a la comprobación financiera del proyecto.

 15. ¿Cómo puedo saber el avance financiero de mi proyecto ante la SEP?

  • Consulta aquí el reporte financiero reportado a la SEP.
  • El Departamento de Evaluación y Estadística captura las facturas de tu proyecto PROFEXCE en la plataforma electrónica de la SEP, que son enviadas a su vez, por el Departamento de Recursos Materiales, Departamento de Servicios Financieros y los responsables de los proyectos. 
  • La información será actualizada de manera semanal.
  • En caso de que tu proyecto presente un avance inferior al ejercido real, contacta con el Departamento de Finanzas para que te oriente al respecto.

16. ¿En dónde se realiza el seguimiento académico trimestral de los proyectos, y cuáles son las fechas para hacerlo?

El seguimiento académico trimestral se realiza en la plataforma electrónica del PROFEXCE 2020, en la opción Seguimiento, y las fechas para hacerlo son las siguientes.

Informe trimestral Periodo de elaboración Importante
Tercer informe 1 al 7 de octubre 2020 Los informes son firmados por el C. Rector y el Director General de Planeación y Evaluación para su envío a la SEP, por lo que deberán entregarse al Departamento de Evaluación y Estadística, un día después de la fecha límite de elaboración.
Cuarto informe e informe final 1 al 7 de enero 2020

El Responsable del proyecto deberá capturar en las fechas señaladas. La SEP cierra el sistema después de la fecha límite.


17. ¿Dónde consulto los reportes trimestrales que la Universidad envía a la SEP, Cámara de Diputados y Secretaría de la Función Pública federal de los proyectos PROFEXCE 2020?

Para cumplir con las Reglas de Operación del Programa, la Universidad tiene la obligación de publicar los informes trimestrales académicos y financieros de los proyectos PFCE 2019, en la página de transparencia de la Universidad; también los puedes consultar en la página Web de la DGPyE. Consultar reportes.

18. ¿Con quién acudo si tengo dudas sobre el ejercicio de mi proyecto?

  • Seguimiento financiero: C.P. Olga Elidia Pérez Maza. olga.perez@unicach.mx, 61 70400 ext. 4051.
  • Estatus de los trámites: Departamento de Recursos Materiales y Departamento de Recursos Financieros.

19. ¿Cómo puedo presentar una queja  o sugerencia sobre el PROFEXCE 2020?